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工作交接

路徑：【後台管理】⇒【組織機構】⇒【工作交接】

1. 功能簡介​

當員工 離職或轉調 時，其名下未完成的待辦任務、負責的流程關卡、建立的業務數據與擁有的角色權限，都必須轉交給接手的同仁，否則流程會停滯、數據也會失去負責人。

「工作交接」即是提供管理員一次完成上述移轉的功能。

工作交接－主畫面

工作交接－主畫面

畫面上方可依 姓名、部門、角色、員工狀態 篩選查詢；清單中除了員工的基本資料外，並會顯示該員工目前的 任務 與 應用數據 筆數，方便管理員快速評估交接範圍。

找到欲交接的員工後，點選右側操作欄位的 『工作交接』，即會滑出交接視窗，其中包含四個頁籤：

交接頁籤交接內容
待辦任務流程中尚未處理完成的待辦任務。
流程處理人流程設計中被指定為參與者、接收方或特權人的身份。
應用數據業務模型底下由該員工擁有的數據（變更數據擁有者）。
角色該員工在系統中被賦予的角色與其對應權限。
note

工作交接 僅能由系統管理員於後台操作，前台使用者無法自行轉交。

tip

畫面右上角提供 『歷史記錄』，可查詢過往已執行的交接紀錄，作為權責移轉的稽核依據。

2. 待辦任務交接​

「待辦任務」交接的範圍僅包含 流程已產生、但尚未處理完成的待辦任務；已辦、已閱、待閱任務不在交接範圍內。

  1. 於交接視窗切換至 【待辦任務】 頁籤。
  2. 在 「接收人」 欄位選擇接手的同仁（必填）。
  3. 如需縮小範圍，可再以 流程範本、發起人 篩選出特定任務。
  4. 確認清單內容後，依需求選擇底部按鈕：
    • 『交接已選任務』：僅移轉勾選的任務。
    • 『交接目前 N 筆任務』：一次移轉篩選結果中的所有任務。

工作交接－待辦任務

工作交接－待辦任務

3. 流程處理人交接​

「流程處理人」交接的是該員工在 流程設計中被指定的身份，交接後未來流程運行時即由接收人承接。

📌 交接內容​

交接範圍涵蓋以下設定中被指定為該員工的項目：

  • 流程異常通知自訂人員
  • 流程事件中訊息接收方
  • 流程維運特權人
  • 使用者活動節點參與者
  • 傳閱節點參與者
  • 子流程節點參與者
  • 節點事件訊息接收方
  • 節點無參與者時處理人

📌 操作步驟​

  1. 於交接視窗切換至 【流程處理人】 頁籤。
  2. 在 「接收人」 欄位選擇接手的同仁（必填）。
  3. 可再以 流程範本、所屬應用 篩選，清單會列出該員工被指定的流程範本、所屬模型與所屬應用。
  4. 確認後點選 『交接已選任務』 或 『交接目前 N 筆任務』。

工作交接－流程處理人

工作交接－流程處理人

📌 交接邏輯​

由於流程範本會有多個版本，交接時系統會依 流程版本狀態 採取不同處理方式：

流程版本交接邏輯
歷史版本流程設計中的參與者 不更新；若仍有未完成的流程任務，流轉時直接轉給接收人。
最新發布版本流程設計中會將指定人員 替換為接收人，流程後續即依更新後的設定流轉。
草稿版本流程設計中會將指定人員 替換為接收人，待發布後即生效。

情境範例​

某流程範本有 V1、V2、V3 三個版本（V3 為尚未發布的草稿），簽核流程中有三個使用者活動節點，參與者依序為 A ⇒ B ⇒ C。

目前 V1、V2 版本各有未結束的流程實例，參與者 B 已收到待辦但尚未處理（C 尚未收到待辦）。此時將 C 的「流程處理人」交接給 D，結果如下：

流程版本版本狀態交接結果
V1歷史版本流程流轉時直接走到 D，但流程設計中 V1 的內容仍維持為 C。
V2最新發布版本流程設計中 V2 的 C 替換為 D，不論是否有運行中的實例，皆依 D 運行。
V3草稿流程設計中 V3 的 C 替換為 D。
note

簡單來說，歷史版本只轉移「這一次的流轉」，最新版本與草稿則是把「未來的處理人」一併換成接收人。

4. 應用數據交接​

「應用數據」交接指的是將數據的 擁有者變更為新的接收人，交接後接收人即擁有該筆數據的查看與編輯權限。交接對象可以是流程數據，也可以是非流程數據。

情境範例

員工 A 負責北台灣區域銷售，兩年來累積 300 筆客戶資源。A 調離原銷售部時，須將這 300 筆客戶資源交接給員工 B。

  1. 於交接視窗切換至 【應用數據】 頁籤。
  2. 完成以下設定：
    • 接收人（必填）：接手數據的同仁。
    • 接收部門（必填）：數據移轉後所屬的部門。
    • 業務模型（必填）：選擇要交接的數據來源模型。
    • 單據狀態：可再依狀態篩選出特定數據。
  3. 選擇業務模型後，下方即會列出符合條件的數據（數據標題、擁有者部門、建立時間、所屬模型、單據狀態）。
  4. 確認後點選 『交接已選數據』 或 『交接目前 N 筆數據』。

工作交接－應用數據

工作交接－應用數據

note

「業務模型」為必選欄位，未選擇前清單會顯示「請先選擇業務模型」，需逐一針對各業務模型執行交接。

5. 角色交接​

「角色」交接是將該員工在系統中擁有的角色一併轉給接收人，使其承接對應的功能與數據權限。

  1. 於交接視窗切換至 【角色】 頁籤。
  2. 交接人：在 「接收人」 欄位選擇接手的同仁（必填）。
  3. 角色範圍：勾選要交接的角色（如：管理員【應用管理員、系統管理員】）。
  4. 確認後依需求選擇底部按鈕：
    • 『交接已選角色』：僅移轉勾選的角色。
    • 『交接全部角色』：一次移轉該員工的所有角色。

工作交接－角色

工作交接－角色

warning

角色交接會一併移轉該角色所帶有的功能與數據權限，請確認接收人確實需要這些權限後再執行。

若員工為離職情境，建議 先完成工作交接，再至【組織機構】刪除員工帳號，避免帳號刪除後仍有待辦任務或數據無人承接。